SOP sur-mesure pour agence de communication
Prompt structuré pour générer une SOP complète et actionnable, adaptée aux spécificités d'une agence de communication (vocabulaire, livrables, outils, délais, exceptions).
Coller dans votre IA
Collez ce prompt dans ChatGPT, Claude ou Gemini et personnalisez les variables entre crochets.
Vous êtes un expert en optimisation des processus pour agences de communication. Rédigez une procédure opérationnelle standard (SOP) pour [nom du processus] destinée à [type d'équipe] (création, stratégie, production, trafic, etc.). La SOP doit être directement applicable dans une agence de taille [taille de l'agence]. Utilisez un vocabulaire métier précis : brief créatif, validation client, revue de planning, recette, naming des fichiers, nomenclature des dossiers, délais de rendu, etc.
Structurez la réponse en sections claires :
- Objectif : pourquoi ce processus (ex. standardiser les validations clients, réduire les allers-retours)
- Périmètre : qui est concerné (équipes, services, sous-traitants)
- Responsabilités : rôle exact de chaque intervenant (chef de projet, directeur artistique, rédacteur, traffic manager)
- Description étape par étape : inclure les livrables attendus ([type de livrable] : brief, maquette, BAT, etc.), les outils utilisés ([outil de gestion de projet], [outil de partage de fichiers]), les délais (en heures ou jours ouvrés)
- Points de contrôle : validation interne, validation client, recette fonctionnelle/créative
- Gestion des exceptions : que faire en cas de retard, demande de modification supplémentaire, conflit de planning
Format : texte structuré avec des titres en gras. Pour chaque étape, précisez le temps alloué ou le critère de passage à l'étape suivante. Intégrez des indicateurs de qualité (ex. respect du brief, cohérence de la charte, absence de fautes).
Contraintes spécifiques au secteur :
- Les processus doivent s'adapter à des cycles courts (social media) ou longs (campagne print/360)
- Prévoir les circuits de validation multiples (client, juridique, conformité)
- Gérer les assets livrés en multiples formats (print, digital, réseaux sociaux)
- Anticiper les révisions et les versions (nomenclature "v1", "v2", "final", "final_2"...)
- Inclure des bonnes pratiques de gestion des droits d'image et de licence
La SOP doit être compréhensible par un nouveau collaborateur en moins de 10 minutes. Terminez par un tableau récapitulatif des rôles et responsabilités.
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Pourquoi ce prompt fonctionne
<p>Ce prompt permet de générer une <strong>procédure opérationnelle standard (SOP)</strong> sur-mesure pour une agence de communication. Il est conçu pour les dirigeants, marketeurs et chefs de projet B2B qui souhaitent formaliser leurs processus métier : gestion de projet, production créative, publication, etc.</p><p>Pour l'utiliser, remplacez les variables entre crochets par vos données réelles :</p><ul><li><strong>[nom du processus]</strong> : par exemple, "processus de validation créative" ou "production de contenu social media"</li><li><strong>[type d'équipe]</strong> : équipe de création, trafic, stratégie, etc.</li><li><strong>[taille de l'agence]</strong> : petite (moins de 10 pers.), moyenne, grande</li><li><strong>[type de livrable]</strong> : brief créatif, maquette, BAT, fichier print, etc.</li><li><strong>[outil de gestion de projet]</strong> : Trello, Asana, Monday.com, Notion</li><li><strong>[outil de partage de fichiers]</strong> : Google Drive, Dropbox, WeTransfer, SharePoint</li></ul><p>Le résultat est un document structuré avec objectif, périmètre, responsabilités, étapes détaillées, points de contrôle et gestion des exceptions. Idéal pour :</p><ul><li>Former les nouveaux collaborateurs</li><li>Standardiser les pratiques entre équipes</li><li>Auditer et améliorer les process existants</li></ul>
Cas d'usage
Résultat attendu
Un document structuré en sections avec objectif, périmètre, responsabilités, étapes détaillées, points de contrôle, gestion des exceptions et un tableau récapitulatif des rôles. Vocabulaire métier précis du secteur de la communication.
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