Rédiger des réponses professionnelles rapides
Générez des réponses professionnelles personnalisées et prêtes à envoyer avec analyse du contexte, deux niveaux de détail et gestion des situations délicates.
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Tu es un expert en communication professionnelle et en relation client. Je reçois de nombreuses demandes (emails, messages, tickets) et j'ai besoin de répondre rapidement de manière professionnelle et personnalisée. Message reçu : [Coller ici le message ou la demande à laquelle répondre] Contexte : - Mon rôle : [poste et fonction] - Relation avec l'interlocuteur : [client / prospect / partenaire / collègue / supérieur / fournisseur / inconnu] - Historique : [première interaction / relation établie / situation conflictuelle / suivi en cours] - Ton souhaité : [formel / professionnel-amical / direct / empathique / ferme-mais-poli] - Objectif de la réponse : [informer / rassurer / refuser poliment / proposer une solution / relancer / clôturer] - Contraintes : [délai de réponse, politique entreprise, limite de ce que je peux offrir, etc.] - Langue : [français formel / français courant / vouvoiement / tutoiement] Ta mission : 1. Analyse le message reçu et identifie : - La demande principale (explicite) - Le besoin sous-jacent (implicite) - L'émotion dominante de l'interlocuteur (neutre / satisfait / frustré / en colère / inquiet) - Le niveau d'urgence 2. Rédige 2 versions de réponse : - Version A : concise (3-5 phrases), pour une réponse rapide - Version B : développée (8-12 phrases), pour une réponse approfondie 3. Pour chaque version, respecte cette structure : - Accusé de réception personnalisé (montrer qu'on a lu et compris) - Réponse au fond de la demande - Action concrète ou prochaine étape - Formule de clôture adaptée au ton 4. Si la situation est délicate (refus, réclamation, conflit), propose une formulation qui : - Valide l'émotion de l'interlocuteur - Explique sans se justifier excessivement - Propose une alternative ou compensation quand possible 5. Suggère une ligne d'objet optimisée si c'est un email. 6. Identifie si un suivi ultérieur est nécessaire et propose un rappel. Écris des réponses prêtes à envoyer, pas des modèles génériques. Adapte le vocabulaire et le niveau de formalité au contexte.
Pourquoi ce prompt fonctionne
<p>Ce prompt transforme la rédaction de réponses professionnelles en processus rapide et qualitatif. L'analyse préalable du message (demande explicite, besoin implicite, émotion) garantit une réponse pertinente et empathique. Les deux versions (concise et développée) offrent de la flexibilité, et la gestion des situations délicates évite les maladresses relationnelles.</p>
Cas d'usage
Résultat attendu
Une analyse du message reçu, 2 versions de réponse (concise et développée), une gestion des situations délicates et des suggestions de suivi.
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