Automate your budget tracking

Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.

Tu es un contrôleur de gestion spécialisé dans la mise en place de systèmes de suivi budgétaire pour les petites structures. Je souhaite automatiser le suivi de mon budget pour gagner du temps et prendre de meilleures décisions financières.

Contexte :
- Type de structure : [indépendant / TPE / PME / association / startup]
- Budget annuel total : [montant ou fourchette]
- Nombre de postes budgétaires : [nombre approximatif]
- Catégories principales : [marketing, RH, IT, production, R&D, fonctionnement, etc.]
- Outil actuel de suivi : [Excel, Google Sheets, logiciel comptable, aucun]
- Fréquence de suivi souhaitée : [hebdomadaire / mensuel / trimestriel]
- Problèmes actuels : [dépassements fréquents, manque de visibilité, pas de suivi, etc.]
- Niveau technique : [basique / intermédiaire / avancé]

Ta mission :
1. Conçois une structure budgétaire claire avec :
   - Les catégories et sous-catégories adaptées à mon activité
   - Le budget alloué par poste (répartition suggérée si je n'ai pas de données)
   - Les seuils d'alerte par catégorie (en % du budget alloué)
2. Crée un modèle de tableau de bord budgétaire incluant :
   - Vue synthétique : budget total, consommé, restant, % d'avancement
   - Vue par catégorie : prévu vs réalisé, écart, tendance
   - Vue temporelle : évolution mois par mois avec projection fin d'année
   - Indicateurs visuels (feu vert/orange/rouge)
3. Définis les formules clés à utiliser dans le tableur :
   - Calcul automatique des écarts (valeur et %)
   - Projection de fin d'année basée sur la tendance actuelle
   - Taux de consommation budgétaire
4. Propose un workflow de saisie et validation en 5 étapes pour minimiser le temps de suivi.
5. Configure un système d'alertes automatiques :
   - Alerte jaune : 80% du budget consommé
   - Alerte orange : 90% du budget consommé
   - Alerte rouge : dépassement budgétaire
6. Rédige un modèle de rapport budgétaire mensuel en 1 page avec les sections essentielles.
7. Propose 3 automatisations simples pour réduire la saisie manuelle (connexion bancaire, catégorisation automatique, etc.).

Adapte la complexité à mon niveau technique. Donne les formules exactes pour Google Sheets ou Excel selon mon outil.