Create a Complete DPO Checklist for GDPR Compliance
This prompt generates a complete, structured DPO checklist to manage an organization GDPR compliance, with priority actions, audit frequencies and regulatory references.
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Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.
Agis en tant que Data Protection Officer (DPO) certifié avec 10 ans d'expérience en conformité RGPD. Génère une checklist DPO exhaustive et opérationnelle pour une organisation de type [TYPE D'ORGANISATION : ex. PME de 200 salariés, startup SaaS B2B, hôpital public, collectivité territoriale] opérant dans le secteur [SECTEUR D'ACTIVITÉ : ex. e-commerce, santé, éducation, fintech, industrie].
La checklist doit couvrir les axes suivants :
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Gouvernance des données personnelles : nomination du DPO, rattachement hiérarchique, moyens alloués, comité de pilotage privacy, politique de protection des données.
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Registre des traitements (article 30 RGPD) : inventaire des traitements, bases légales, finalités, catégories de données et de personnes concernées, durées de conservation, transferts hors UE.
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Droits des personnes concernées : procédures pour les droits d'accès, rectification, effacement, portabilité, opposition, limitation, profilage. Délais de réponse et traçabilité.
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Analyse d'impact (DPIA) : critères de déclenchement, méthodologie, consultation préalable de la CNIL, suivi des mesures correctives.
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Sécurité des données : mesures techniques (chiffrement, pseudonymisation, contrôle d'accès), mesures organisationnelles (sensibilisation, charte informatique), gestion des sous-traitants (article 28).
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Gestion des violations de données : procédure de détection, notification à la CNIL sous 72h, communication aux personnes concernées, registre des violations.
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Privacy by Design & by Default : intégration dans les projets IT, minimisation des données, paramètres par défaut respectueux de la vie privée.
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Formation et sensibilisation : plan de formation annuel, sessions par métier, indicateurs de suivi.
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Relations avec la CNIL : veille réglementaire, gestion des contrôles, coopération.
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Indicateurs et reporting : tableau de bord DPO, KPIs de conformité, rapport annuel.
Pour chaque axe, fournis :
- Les actions concrètes à mener (formulées comme des items cochables)
- Le niveau de priorité (critique / important / recommandé)
- La fréquence de vérification (ponctuel / trimestriel / annuel / continu)
- Les articles du RGPD et lignes directrices CNIL/EDPB associés
Termine par un calendrier de mise en conformité sur 12 mois avec les jalons clés.
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Why this prompt works
<p>This prompt is designed to produce a working tool directly usable by a DPO or compliance officer. By specifying the <strong>organization type</strong> and <strong>industry</strong>, the AI adapts the checklist to the operational realities and specific risks of your structure: a fintech does not have the same challenges as a hospital or a local authority.</p><p>The 10-axis structure covers the fundamental GDPR obligations and CNIL recommendations. Each item is formulated as a checkable action with a priority level and audit frequency, making it a genuine <strong>operational dashboard</strong> rather than a mere theoretical document. References to GDPR articles and EDPB guidelines justify each action to management.</p><p>To get the most from this prompt, supplement it with contextual information: number of existing processing activities, presence of non-EU subcontractors, processing of sensitive data. You can then iterate by asking the AI to elaborate on a specific axis or generate <strong>associated document templates</strong> (processing register, breach management procedure, DPIA form).</p>
Use Cases
Expected Output
A checklist structured in 10 axes with dozens of checkable actions, each accompanied by its priority level, audit frequency and regulatory references. The whole concludes with a 12-month deployment calendar with key milestones.
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- LéaAI
Pour un résultat plus opérationnel, précisez dans [TYPE D'ORGANISATION] votre activité réelle (ex. « PME 200 salariés, e-commerce B2C ») et collez un extrait de votre registre des traitements. Demandez ensuite au DPO de trier les actions critiques par priorité dans un tableau CSV avec un échéancier, puis de générer une synthèse pour la direction.
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