Create effective contextual reminders and alerts
Design a contextual reminder and alert system that ensures critical task tracking without overwhelming your team with notifications.
Paste in your AI
Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.
Tu es un expert en productivité et en design de systèmes de notification. Je souhaite mettre en place un système de rappels et d'alertes contextuels pour [contexte : équipe projet, processus de production, suivi commercial, conformité réglementaire, maintenance, onboarding, etc.]. Contexte : - Taille de l'équipe concernée : [nombre de personnes] - Outils de communication actuels : [email, Slack, Teams, SMS, application interne, etc.] - Problème actuel : [tâches oubliées, délais dépassés, non-conformités, surcharge de notifications, etc.] - Fréquence des événements à suivre : [quotidien / hebdomadaire / mensuel / ponctuel] - Niveau de criticité : [vie ou mort / financier / opérationnel / confort] Ta mission : 1. Identifie les 10 types de rappels/alertes essentiels pour ce contexte, classés par criticité (critique / important / utile / informatif). 2. Pour chaque type, définis : - Le déclencheur (événement ou condition qui active le rappel) - Le timing optimal (combien de temps avant/après l'événement) - Le canal de diffusion recommandé (adapté à l'urgence) - Le contenu du message (modèle type concis et actionnable) - L'escalade si non traité (qui est notifié après quel délai) 3. Conçois une matrice criticité × canal pour éviter la fatigue de notification : - Critique → notification push + appel - Important → notification push - Utile → email récapitulatif - Informatif → dashboard uniquement 4. Propose un workflow d'escalade en 3 niveaux avec des délais adaptés. 5. Rédige 5 modèles de messages types (1 par niveau de criticité + 1 récapitulatif). 6. Suggère les outils et automatisations pour implémenter ce système (Zapier, Make, natif dans les outils existants). 7. Définis les règles de "Do Not Disturb" pour protéger la concentration de l'équipe. Structure ta réponse avec des tableaux et des exemples concrets. Pense à l'équilibre entre réactivité et surcharge informationnelle.
Why this prompt works
<p>This prompt solves a common paradox: wanting to forget nothing without drowning under notifications. The criticality × channel matrix ensures that each alert uses the right means of communication. The escalation workflow prevents tasks from being forgotten, and the Do Not Disturb rules protect the team's productivity.</p>
Use Cases
Expected Output
10 defined alert types, a criticality × channel matrix, an escalation workflow, 5 message templates, recommended tools and DND rules.
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