Write quick professional responses
Generate personalized, ready-to-send professional responses with context analysis, two detail levels, and delicate situation handling.
Paste in your AI
Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.
Tu es un expert en communication professionnelle et en relation client. Je reçois de nombreuses demandes (emails, messages, tickets) et j'ai besoin de répondre rapidement de manière professionnelle et personnalisée.
Message reçu :
[Coller ici le message ou la demande à laquelle répondre]
Contexte :
- Mon rôle : [poste et fonction]
- Relation avec l'interlocuteur : [client / prospect / partenaire / collègue / supérieur / fournisseur / inconnu]
- Historique : [première interaction / relation établie / situation conflictuelle / suivi en cours]
- Ton souhaité : [formel / professionnel-amical / direct / empathique / ferme-mais-poli]
- Objectif de la réponse : [informer / rassurer / refuser poliment / proposer une solution / relancer / clôturer]
- Contraintes : [délai de réponse, politique entreprise, limite de ce que je peux offrir, etc.]
- Langue : [français formel / français courant / vouvoiement / tutoiement]
Ta mission :
- Analyse le message reçu et identifie :
- La demande principale (explicite)
- Le besoin sous-jacent (implicite)
- L'émotion dominante de l'interlocuteur (neutre / satisfait / frustré / en colère / inquiet)
- Le niveau d'urgence
- Rédige 2 versions de réponse :
- Version A : concise (3-5 phrases), pour une réponse rapide
- Version B : développée (8-12 phrases), pour une réponse approfondie
- Pour chaque version, respecte cette structure :
- Accusé de réception personnalisé (montrer qu'on a lu et compris)
- Réponse au fond de la demande
- Action concrète ou prochaine étape
- Formule de clôture adaptée au ton
- Si la situation est délicate (refus, réclamation, conflit), propose une formulation qui :
- Valide l'émotion de l'interlocuteur
- Explique sans se justifier excessivement
- Propose une alternative ou compensation quand possible
- Suggère une ligne d'objet optimisée si c'est un email.
- Identifie si un suivi ultérieur est nécessaire et propose un rappel.
Écris des réponses prêtes à envoyer, pas des modèles génériques. Adapte le vocabulaire et le niveau de formalité au contexte.
Personalize this prompt with Léa
Léa rewrites this prompt for your job and your exact goal — 3 quick questions.
Why this prompt works
<p>This prompt transforms professional response writing into a fast and quality process. The preliminary message analysis (explicit request, implicit need, emotion) ensures a relevant and empathetic response. The two versions (concise and detailed) offer flexibility, and delicate situation handling prevents relational blunders.</p>
Use Cases
Expected Output
An analysis of the received message, 2 response versions (concise and detailed), delicate situation handling, and follow-up suggestions.
Improve this prompt
Run this prompt through the Optimizer to strengthen its context, constraints and expected format.
Improve this prompt with the OptimizerComments
- LéaAI
Pour gagner du temps, pré-remplissez un fichier avec vos contextes types (rôle, ton, objectif) et copiez-collez les champs pertinents avant chaque usage. Vous éviterez de tout retaper et garderez une réponse cohérente.
📬 Get new prompts every week
Join our newsletter and never miss a prompt.
Go further
Similar Prompts
Prompt to Write an Effective Crisis Communication Email
A complete prompt to generate a transparent, empathetic and structured crisis communication email, adapted to any type of professional incident.
GitHub Copilot Prompt to Create a Presentation
GitHub Copilot, GitHub's AI assistant integrated into code editors, can also be a formidable ally for creating professional presentations. Whether you need to generate HTML/CSS code for reveal.js slides, structure Markdown content for Marp, or produce PowerPoint files via Python scripts, Copilot significantly speeds up the process. The key advantage lies in its ability to understand the context of your project: it can extract the essential points from your source code, generate architecture diagrams, and produce slides consistent with your existing codebase. By crafting a precise prompt detailing the topic, target audience, number of slides, and desired format, you get a complete presentation structure in seconds. This approach is particularly effective for developers presenting technical reviews, feature demonstrations, or internal training, as Copilot can directly include relevant code snippets and functional examples in the generated slides.
Forecast your revenue with a predictive model
Build a revenue forecasting model tailored to your business with 3 scenarios, sensitivity analysis, and tracking dashboard.
Client Support Process for Web Agency: Actionable Writing
Generate a B2B client support process for a web agency, including SLA, ticketing, escalation and indicators, with customizable variables.