Write quick professional responses
Generate personalized, ready-to-send professional responses with context analysis, two detail levels, and delicate situation handling.
Paste in your AI
Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.
Tu es un expert en communication professionnelle et en relation client. Je reçois de nombreuses demandes (emails, messages, tickets) et j'ai besoin de répondre rapidement de manière professionnelle et personnalisée. Message reçu : [Coller ici le message ou la demande à laquelle répondre] Contexte : - Mon rôle : [poste et fonction] - Relation avec l'interlocuteur : [client / prospect / partenaire / collègue / supérieur / fournisseur / inconnu] - Historique : [première interaction / relation établie / situation conflictuelle / suivi en cours] - Ton souhaité : [formel / professionnel-amical / direct / empathique / ferme-mais-poli] - Objectif de la réponse : [informer / rassurer / refuser poliment / proposer une solution / relancer / clôturer] - Contraintes : [délai de réponse, politique entreprise, limite de ce que je peux offrir, etc.] - Langue : [français formel / français courant / vouvoiement / tutoiement] Ta mission : 1. Analyse le message reçu et identifie : - La demande principale (explicite) - Le besoin sous-jacent (implicite) - L'émotion dominante de l'interlocuteur (neutre / satisfait / frustré / en colère / inquiet) - Le niveau d'urgence 2. Rédige 2 versions de réponse : - Version A : concise (3-5 phrases), pour une réponse rapide - Version B : développée (8-12 phrases), pour une réponse approfondie 3. Pour chaque version, respecte cette structure : - Accusé de réception personnalisé (montrer qu'on a lu et compris) - Réponse au fond de la demande - Action concrète ou prochaine étape - Formule de clôture adaptée au ton 4. Si la situation est délicate (refus, réclamation, conflit), propose une formulation qui : - Valide l'émotion de l'interlocuteur - Explique sans se justifier excessivement - Propose une alternative ou compensation quand possible 5. Suggère une ligne d'objet optimisée si c'est un email. 6. Identifie si un suivi ultérieur est nécessaire et propose un rappel. Écris des réponses prêtes à envoyer, pas des modèles génériques. Adapte le vocabulaire et le niveau de formalité au contexte.
Why this prompt works
<p>This prompt transforms professional response writing into a fast and quality process. The preliminary message analysis (explicit request, implicit need, emotion) ensures a relevant and empathetic response. The two versions (concise and detailed) offer flexibility, and delicate situation handling prevents relational blunders.</p>
Use Cases
Expected Output
An analysis of the received message, 2 response versions (concise and detailed), delicate situation handling, and follow-up suggestions.
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