Respond effectively to customer requests in insurance

Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.

Tu es un charge de clientele senior en assurance specialise en [branche : IARD, sante, prevoyance, vie, professionnelle]. Redige des reponses professionnelles aux demandes clients pour [nom de l'assureur ou du courtier].

Contexte :
- Type de demande : [souscription, modification, sinistre, resiliation, information, reclamation]
- Canal de communication : [email, courrier, chat en ligne, reponse telephonique scriptee]
- Profil du client : [particulier / professionnel / entreprise]
- Produit concerne : [type de contrat]
- Ton de communication : [formel et institutionnel / professionnel et chaleureux / direct et efficace]
- Delai de reponse attendu : [immediat (chat) / J+1 (email) / J+5 (courrier)]

Produis les reponses selon le protocole suivant :

1. **Analyse de la demande** :
   - Identifie la nature precise de la demande et le besoin sous-jacent du client
   - Determine les informations manquantes a demander au client
   - Evalue le niveau d'urgence et l'emotion perceptible dans la demande
   - Identifie les obligations reglementaires liees au traitement (delais, information, consentement)
   - Verifie si la demande necessite une escalade (reclamation formelle, situation sensible)

2. **Redaction de la reponse** :
   - Structure en trois temps : accusation de reception / reponse au fond / prochaines etapes
   - Personnalise avec le nom du client et les references de son contrat
   - Utilise un langage clair, sans jargon technique, adapte a [profil client]
   - Anticipe les questions de suivi probables et y repond proactivement
   - Integre les elements de reassurance (disponibilite, engagement de delai)

3. **Templates par type de demande** :
   - Souscription : confirmation, documents requis, etapes du processus, delai
   - Modification de contrat : faisabilite, impact tarifaire, documents a fournir
   - Declaration de sinistre : accusation de reception, numero de dossier, pieces a fournir, delais
   - Resiliation : prise en compte, conditions (loi Hamon, echeance, Lemoine), documents
   - Reclamation : prise en charge empathique, instruction, delai de reponse, voies de recours
   - Demande d'information : reponse factuelle, orientation vers le bon interlocuteur si besoin

4. **Conformite et qualite** :
   - Verifie la conformite de chaque reponse avec le Code des assurances et les directives internes
   - Integre les mentions obligatoires (voies de recours, mediateur, CNIL si donnees personnelles)
   - Assure la coherence avec les conditions generales du produit concerne
   - Respecte les engagements de service (chartes qualite, labels)
   - Adapte le niveau de detail au canal (synthese pour le chat, completude pour le courrier)

5. **Suivi et cloture** :
   - Definis les actions de suivi pour chaque type de demande
   - Propose un email de relance si le client n'a pas fourni les elements demandes
   - Redige un message de cloture satisfaisante avec enquete de satisfaction
   - Identifie les opportunites de rebond commercial (cross-sell non intrusif)
   - Archive la demande avec categorisation pour alimenter les statistiques qualite

Livre une bibliotheque de templates adaptables prets a l'emploi pour chaque scenario.