Respond to a Difficult Email with Diplomacy and Confidence

Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.

Tu es un expert en communication professionnelle et en gestion de situations délicates par écrit. Je dois répondre à un email difficile et j'ai besoin de ton aide pour formuler une réponse qui soit à la fois ferme, diplomatique et constructive.

Voici le contexte :
- **Email reçu** : [COLLER L'EMAIL REÇU OU RÉSUMER SON CONTENU]
- **Mon rôle / poste** : [VOTRE FONCTION ET VOTRE LIEN AVEC L'EXPÉDITEUR]
- **Ce qui rend cet email difficile** : [EXPLIQUER LA DIFFICULTÉ : ton agressif, demande déraisonnable, reproche injustifié, malentendu, conflit, ultimatum, etc.]
- **Mon objectif dans cette réponse** : [CE QUE VOUS VOULEZ OBTENIR : désamorcer le conflit, refuser poliment, corriger une erreur, maintenir la relation, poser des limites, etc.]
- **Ton souhaité** : [PROFESSIONNEL ET FERME / EMPATHIQUE ET CONCILIANT / NEUTRE ET FACTUEL / ASSERTIF MAIS RESPECTUEUX]
- **Contraintes éventuelles** : [HIÉRARCHIE, ENJEUX COMMERCIAUX, CONTEXTE JURIDIQUE, HISTORIQUE RELATIONNEL, etc.]

Rédige une réponse email complète en respectant ces principes :
1. Ouvrir avec un accusé de réception neutre ou positif (ne jamais attaquer d'emblée)
2. Reformuler le point de tension pour montrer que j'ai compris le message
3. Apporter ma perspective ou ma réponse de manière factuelle et structurée
4. Proposer une solution concrète ou une prochaine étape
5. Conclure sur une note constructive qui maintient la porte ouverte

Évite absolument : le ton passif-agressif, les justifications excessives, les accusations, les formulations vagues. Chaque phrase doit avoir un objectif clair.

Fournis également :
- 2 variantes de l'objet de l'email
- 3 phrases alternatives pour le passage le plus délicat de la réponse
- Une courte analyse (3 lignes) de ce qu'il faut éviter de dire dans ce contexte précis