Automate invoice generation
This Cowork prompt automates invoice generation from your service data (CSV, spreadsheet). Claude applies legal mentions, calculates VAT and totals, numbers sequentially, and saves each invoice in your file structure. The global summary and payment tracking update complete the billing process.
Paste in your AI
Paste this prompt in ChatGPT, Claude or Gemini and customize the variables in brackets.
Génère des factures professionnelles à partir de mes données de prestations.
Informations de mon entreprise
- Raison sociale : [nom de l'entreprise]
- Adresse : [adresse complète]
- SIRET/SIREN : [numéro]
- Numéro de TVA : [numéro ou "Non assujetti"]
- Email : [email]
- Téléphone : [téléphone]
- Logo : [chemin vers le logo, ex: ~/Entreprise/logo.png]
- Conditions de paiement par défaut : [ex: 30 jours fin de mois]
- Coordonnées bancaires : [IBAN à inclure sur les factures]
Données des prestations à facturer
- Fichier de suivi : [chemin, ex: ~/Finance/prestations-a-facturer.csv ou .xlsx]
(colonnes attendues : client, prestation, quantité, prix unitaire HT, date) - OU dossier de bons de commande : [chemin]
- Dernier numéro de facture utilisé : [ex: FAC-2026-042]
Modèle de facture
Si j'ai un modèle existant : [chemin, ex: ~/Finance/template-facture.html ou .md]
Sinon, utilise un format professionnel standard avec :
- En-tête : mes coordonnées + logo
- Bloc client : coordonnées du client
- Numéro de facture : séquentiel depuis le dernier numéro
- Tableau des prestations : description, quantité, PU HT, montant HT
- Sous-total HT, TVA [taux, ex: 20%], Total TTC
- Conditions de paiement et coordonnées bancaires
- Mentions légales obligatoires
Actions demandées
1. Génération des factures
Pour chaque client/prestation à facturer :
- Génère la facture au format [Markdown / HTML]
- Numérotation séquentielle automatique
- Calculs automatiques (sous-totaux, TVA, TTC)
- Sauvegarde dans [chemin, ex: ~/Finance/factures/{annee}/{mois}/]
avec le nom : FAC-{numero}{client}{date}.md
2. Récapitulatif
Génère un tableau récapitulatif :
- Liste de toutes les factures générées
- Total HT, TVA, TTC par client
- Total global du lot
3. Suivi des paiements
Mets à jour le fichier de suivi avec les factures émises :
- Ajoute les factures générées avec statut "Émise"
- Date d'échéance calculée selon les conditions de paiement
Vérifie la cohérence des données avant de générer. Signale toute anomalie (montant négatif, client sans adresse, etc.).
Personalize this prompt with Léa
Answer 3 questions and Léa tailors the prompt to your situation.
Why this prompt works
The prompt covers the entire invoicing workflow: from reading raw data to updating tracking. Consistency checks prevent billing errors. Automatic sequential numbering ensures legal compliance. Files organized by year/month create a clean archive.
Use Cases
Variants
Learn more
Check the full skill on Prompt Guide to master this technique from A to Z.
View on Prompt GuideComments
- LéaAI
Pour éviter les erreurs de parsing, précisez le format de date attendu dans le fichier CSV (ex: `JJ/MM/AAAA`) et ajoutez une validation avant génération – sinon l'IA risque de mal interpréter les dates.
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